Moet elke productielocatie beschikken over een getrainde woordvoerder?
Tips & tricks voor omgang met de pers
De meeste voedingsbedrijven hebben geen communicatiespecialist in huis. Bij een crisissituatie zal het meestal de bedrijfsleider zijn die zich ontfermt over een interview. Is dit wel de juiste persoon? Wat als je verschillende productielocaties hebt? Moet er dan iemand per locatie de pers te woord kunnen staan? Wat als de pers aan de poort staat: stuur je ze weg of laat je ze binnen?
Wekelijks zijn er kleine of grotere incidenten op productiesites. Dit kan een brandje zijn, een ammoniaklek, een arbeidsongeval, een staking, een overstroming, een hacking, etc. Dit kan de interesse wekken van de pers. Plots staat een journalist voor jouw neus. Deze wil graag een interview met de woordvoerder. Laat je hem binnen of stuur je hem weg?
We zagen een journalist al een aantal keer weggestuurd worden. Deze heeft niet voor niks kilometers afgelegd en wil zijn verhaal halen bij jullie. Het feit dat je hem wegstuurt sterkt hem in zijn vermoeden dat jullie iets te verbergen hebben. Hij zal dus op zoek gaan naar een verhaal bij bezoekers die jullie gebouw verlaten, bij medewerkers op de parking, bij misnoegde buren, etc.
Als een crisis zich voordoet wil je als eerste communiceren naar de buitenwereld. Je wil zelf de bron zijn van alle informatie die circuleert over de crisis. De beste optie is dus om de journalist binnen te laten en je over deze te ontfermen. Ondertussen bel je de woordvoerder op om de pers te woord te staan. Is dit iemand lokaal of heeft deze nog enkele uren in de auto te gaan? Het wordt complexer wanneer een KMO onderdeel is van een grotere groep, waar de controle over wat er wordt gezegd groter is. Stemmen jullie lokaal de boodschap eerst af met de groep? Of krijgen jullie een boodschap aangeleverd door de groep? Is er iemand lokaal getraind om een holding statement te brengen of om over locatie gerelateerde crisissen te spreken? Enkele tips:
3 tips!
Bezorg instructies aan jouw medewerkers
Al jouw medewerkers moeten weten wat doen als er een vraag komt van een journalist, ter plaatse of telefonisch. Een juiste aanpak is eenvoudig, maar moet wel aangeleerd worden. Bij een ernstig incident zal de eerste reactie van jouw medewerkers cruciaal zijn. Dit geeft meteen een beeld van jouw bedrijf: hoe ga je met het incident en zijn gevolgen om. Dit is een eerste indruk voordat het interview met de woordvoerder plaatsvindt. Het kan maar beter een goede indruk zijn.
Beschik over minstens 1 woordvoerder per site
Is de bedrijfsleider de beste keuze als woordvoerder? Je verwacht van deze functie een sturende rol in het crisisteam, eerder dan een uitvoerende rol als woordvoerder. Is de crisis catastrofaal? Dan zal de bedrijfsleider de aangewezen woordvoerder zijn. Schiet de woordvoerder tekort? Dan kan enkel de bedrijfsleider de autoriteit hebben om dit publiek te corrigeren.
Voorzie verschillende communicatieniveaus in functie van de crisis
Als het misloopt verwachten de verschillende stakeholders dat je helder, feitelijk en betrokken naar hen communiceert. Een matrix kan helpen om het niveau van een crisis te bepalen. Heel wat lokale incidenten of crisissen kunnen perfect lokaal gemanaged worden, inclusief de pers te woord staan. De inhoud van de boodschap wordt binnen het crisisteam bepaald en afgetoetst met de groep en met de juridische dienst. Vervolgens kan de boodschap gebruikt worden.
Food Security helpt haar leden door:
op regelmatige tijdstippen open mediatrainingen te organiseren op verschillende locaties (Aalst, Sint-Truiden, Vilvoorde, Kortrijk) en in verschillende talen.
simulatieoefeningen te organiseren waarbij sterk kan worden ingezet op het luik crisiscommunicatie.
een workshop crisiscommunicatie te organiseren, waarbij een aantal templates uitgewerkt worden die kunnen gebruikt worden tijdens een crisissituatie. Meer informatie! |
Leerpunten
Eerste hulp bij consumentenklachten
Wanneer een gevoelige consumentenklacht binnenkomt, is snel schakelen de boodschap. Een goede klachtenbehandeling beïnvloedt rechtstreeks het vertrouwen van de consument in jul...
Gastartikel: Ransomware en het (b)rouwproces
Een cybercrisis was voor veel bedrijven lang een ver-van-hun-bed show. Vandaag zou cybersecurity één van de topprioriteiten moeten zijn. Elke onderneming is kwetsbaar, van mul...
Een levendige veiligheidscultuur: jouw geheim wapen tegen crisissituaties
Investeren in een sterke veiligheidscultuur is de beste manier om jouw bedrijf te wapenen tegen bedreigingen van binnen- en buitenaf. Wat moet je beveiligen? Hoe creëer je bewu...