Crisismanagement in tijden van Covid-19
Tips voor een digitale crisismanagementmeeting
Het ziet ernaar uit dat de maatregelen op het vlak van vergaderen en telewerken nog wel even blijven, met alle gevolgen van dien voor elk crisismanagementteam. Er is altijd wel iemand die in quarantaine moet blijven en dus vanop afstand deelneemt aan de crisismeeting. Hoe zorg je ervoor dat je niet inboet aan efficiëntie door het digitale kluwen?
Crisissituaties blijven zich voordoen, ook al zitten we middenin een pandemie. Leden van het crisisteam zijn niet langer standaard aanwezig in het bedrijf. Covid-19 heeft ons naar tools doen grijpen om op een nieuwe manier te vergaderen en samen te werken. Microsoft Teams, Zoom en Webex maken deel uit van het ‘nieuwe normaal’. Hoe gebruiken we die tools nu in een crisismeeting zodat de koe nog steeds bij de horens kan gevat worden?
Met het Food Security team hebben we digitale alternatieven bedacht voor onze opleidingen, behalve voor de simulatieoefening. Deze zijn wij -tot nu toe- fysiek blijven geven mits de nodige hygiënemaatregelen. Op basis van de gegeven oefeningen die gedeeltelijk fysiek, gedeeltelijk digitaal plaatsvonden, hebben wij enkele tips opgesteld om een crisis efficiënt aan te pakken in tijden van Covid-19.
3 tips!
Kies een veilige tool die iedereen kent & gebruik de opties
Idealiter start de administratieve support de digitale meeting op.
- Eenmaal iedereen digitaal aanwezig is, moet de ‘kamer’ vergrendeld worden zodat ongewenste personen niet kunnen binnenvallen in jullie discrete vergadering.
- De administratieve support deelt zijn/haar scherm zodat iedereen het logboek kan volgen.
- Baken duidelijk momenten af waarop jullie vergaderen en waarop taken uitgevoerd kunnen worden (micro & camera gaan even uit dan). Spreek op voorhand een moment af waarop de vergadering verdergaat.
- Overloop bij aanvang van elk vergadermoment alle CMT-leden met de vraag of er extra informatie is, of er bijkomende to do’s zijn. Gebruik hiervoor het logboek als leidraad. Zo vergeet je ook de digitale deelnemers niet.
- Sommige tools hebben de optie om een break-out room aan te maken. Dit kan handig zijn voor subteams (communicatie of kwaliteit).
Train jouw medewerkers
“40% van de Belgen zegt dat hun werkgever geen ondersteuning aanbiedt op vlak van preventie van cybercriminaliteit bij telewerk” (bron: Cyberbarometer 2020, AXA partners) Nochtans zijn er verschillende instanties die bedrijven bijstaan om meer awareness te creëren. Er zijn gratis filmpjes, e-learnings, blogberichten en nieuwsbrieven ter beschikking.
- Awarenessfilmpje: coronavirus
- Waarom ontvang je spam? Hoe kan je spam vermijden?
- Webinars over cyberveiligheid
- Webinar over het herkennen van phishing
Dit zijn enkele van de beschikbare tools die jou kunnen helpen om aan preventie te doen.
Voorzie de juiste infrastructuur in jouw bedrijf
Aangezien de voorzitter en administratieve support nauw samenwerken, is het belangrijk dat ze -indien mogelijk- fysiek kunnen samenzitten. Voorzie een vergaderzaal met video en micro-optie. Zo kunnen de digitale deelnemers alle aanwezigen zien. Een sterke wifiverbinding is in dit geval essentieel!
Een simulatieoefening in tijden van Covid-19 te organiseren. Met respect voor de geldende maatregelen is het in de meeste bedrijven nog steeds mogelijk om met zeer beperkte aantallen fysiek te vergaderen/oefenen. Op deze manier kunnen we pijnpunten gelinkt aan de huidige manier van werken boven water halen.
Ofwel een bestaand crisishandboek na te lezen en advies te geven om dit te optimaliseren. Ofwel een “standaard” handboek aan te reiken dat kan herwerkt worden naar een eigen bedrijfsversie.
NIEUW COVID-19: Wij helpen jullie met een update van het handboek mbt de nieuwe -digitale- manier van werken.
Leerpunten
Eerste hulp bij consumentenklachten
Wanneer een gevoelige consumentenklacht binnenkomt, is snel schakelen de boodschap. Een goede klachtenbehandeling beïnvloedt rechtstreeks het vertrouwen van de consument in jul...
Gastartikel: Ransomware en het (b)rouwproces
Een cybercrisis was voor veel bedrijven lang een ver-van-hun-bed show. Vandaag zou cybersecurity één van de topprioriteiten moeten zijn. Elke onderneming is kwetsbaar, van mul...
Een levendige veiligheidscultuur: jouw geheim wapen tegen crisissituaties
Investeren in een sterke veiligheidscultuur is de beste manier om jouw bedrijf te wapenen tegen bedreigingen van binnen- en buitenaf. Wat moet je beveiligen? Hoe creëer je bewu...