When shit hits the fan
De crisisprocedure, een stok in het wiel?
Je bent opgeroepen om een crisis te managen. Je haast jou naar de crisiszaal samen met de andere leden van het crisisteam. De departementsverantwoordelijke is al begonnen met de feiten uit de doeken te doen. Helaas staat de telefoon niet stil… stromen er mails binnen… praten mensen door elkaar… en is het een komen & gaan. Chaos en stress nemen toe.
Wat als wij jou zouden verklappen dat een goede voorbereiding de redder in nood kan zijn in deze situatie? Goed opgeleide mensen en een crisismanual brengen structuur en overzicht. Elk lid van het crisisteam weet wat te doen en kan een checklist volgen waardoor de kalmte bewaard blijft. Zo kan ook de communicatieverantwoordelijke terugvallen op uitgewerkte templates die als bijlage aan de crisismanual zitten.
Is dit too good to be true? Of is er nog wat werk aan die crisismanual?
Tijdens veel crisissimulaties merken we dat de crisismanual niet aanwezig is of onvoldoende gebruikt wordt. Hoewel we merken dat bedrijven die deze houvast gebruiken beter presteren.
Hoe komt het nu dat zo weinig bedrijven hun crisismanual gebruiken?
Wij zien hier 2 oorzaken:
- Te complexe of te vage procedure opgelegd door de groep: De crisisprocedure houdt helaas weinig rekening met de lokale bedrijfsrealiteit en manier van werken.
- Te weinig kennis van de procedure: De CMT-leden moeten de crisismanual uitpluizen/leren kennen in rustige tijden. Op deze manier kan iedereen de juiste checklists vinden en gebruiken in tijden van crisis.
Hoe vermijd je nu dat de crisisprocedure een stok in het wiel is? Hoe zorg je ervoor dat jullie winnen aan efficiëntie en professionaliteit dankzij de crisismanual?
3 tips!
Een jaarlijkse controle is broodnodig
Vaak wijzigt de samenstelling van het crisisteam en wie er back-up is van de vaste CMT-leden. Bekijk jaarlijks de contactgegevens van alle CMT-leden en back-ups. Doe dit ook voor de contactlijsten van stakeholders. Test jaarlijks of jullie noodlijnen en die van crisispartners werken.
Zet een groepsprocedure om naar een lokale procedure
Vertaal de groepsprocedure naar jullie situatie met behoud van de groepsprincipes. Voeg enkele tools toe zoals: checklists, communicatietemplates, stakeholderlijsten, lokale contactpersonen en partners. Laat deze nogmaals goedkeuren door jullie moederbedrijf.
Niet alleen het crisismanagementteam opleiden
Het hele crisisteam en alle back-ups krijgen een opleiding over crisismanagement. Wat houdt dit in jouw bedrijf in? Hoe ziet jouw crisismanual eruit? Bovendien zullen sommige teamleden extra vaardigheden moeten trainen. Zij zullen misschien een sessie crisiscommunicatie of een mediatraining moeten volgen. Uiteraard mogen andere kritische schakels in het systeem niet vergeten worden. Dit zijn de eerstelijnspersonen die meldingen van incidenten (oa klachten) ontvangen. Weten zij hoe ze moeten reageren, registreren en intern doorgeven?
Food Security helpt haar leden door:
Een open mediatraining te geven aan jouw woordvoerder. Een journalist leert de deelnemers de kneepjes van het vak aan. Dit jaar organiseren wij enkele open mediatrainingen: op 19/04 te Aalst, op 21/04 te Sint-Truiden, op 22/11 te Kortrijk en op 24/11 te Vilvoorde.
Schrijf je nu in!
Meer informatie (Aalst)
Meer informatie (Sint-Truiden)
Meer informatie (Kortrijk)
Meer informatie (Vilvoorde)
Jullie crisismanual na te kijken en advies te geven. Samen met jullie kunnen we de groepsprocedure naar een lokale procedure helpen omzetten.
Opleidingen crisismanagement te geven aan jullie crisisteam en de back-ups. We geven ook opleidingen aan de eerstelijnsmensen, woordvoerder en crisiscommunicatieverantwoordelijke.
Leerpunten
Eerste hulp bij consumentenklachten
Wanneer een gevoelige consumentenklacht binnenkomt, is snel schakelen de boodschap. Een goede klachtenbehandeling beïnvloedt rechtstreeks het vertrouwen van de consument in jul...
Gastartikel: Ransomware en het (b)rouwproces
Een cybercrisis was voor veel bedrijven lang een ver-van-hun-bed show. Vandaag zou cybersecurity één van de topprioriteiten moeten zijn. Elke onderneming is kwetsbaar, van mul...
Een levendige veiligheidscultuur: jouw geheim wapen tegen crisissituaties
Investeren in een sterke veiligheidscultuur is de beste manier om jouw bedrijf te wapenen tegen bedreigingen van binnen- en buitenaf. Wat moet je beveiligen? Hoe creëer je bewu...