3 conseils pour améliorer votre premier contact avec le monde extérieur

Lors d’un exercice de simulation, nous constatons souvent que les choses tournent mal dès le premier contact. Le monde extérieur (un consommateur, un client, un journaliste) contacte votre entreprise. Cela peut se faire par téléphone (réception, secrétariat), par internet (courriels, réseaux sociaux) ou en direct (accueil, surveillance). Tous ces collaborateurs représentent la « First Line » de votre entreprise.

Nous avons déjà constaté à plusieurs reprises que les entreprises ne sont pas joignables en dehors des heures de bureau ou pendant les pauses déjeuner. D’autres fois, c’est un problème technique qui est en cause, l’entreprise pense donc être joignable, alors qu’elle ne l’est pas. Nous en avons également déjà fait l’expérience avec un formulaire web. En raison d’un problème technique, il était uniquement possible de le remplir à certains moments précis. En cas d’incident de cybersécurité, certaines entreprises sont même complètement hors ligne: elles sont injoignables par courrier et par téléphone, car leurs numéros se trouvent également dans le cloud.

Mais même lorsqu’une entreprise reste joignable, beaucoup de choses peuvent mal tourner.

La First Line...

  • dispose d’un téléphone portable, mais n’a pas de quoi écrire;
  • minimise la plainte et rabroue le consommateur;
  • accorde elle-même une longue interview à un journaliste;
  • transfère l’appel sans rien noter et ne s’assure pas de sa prise en charge par un collègue.

À la veille d’une crise, il est crucial que le premier contact se déroule comme il se doit. Vos collaborateurs de la First Line y sont-ils bien préparés? Voici l’expérience vécue par l’une de nos entreprises.

Un consommateur se plaint d’un produit et appelle l’entreprise en question. Le personnel de réception souhaite mettre immédiatement le consommateur en relation avec un responsable qualité, sans prendre note de ses coordonnées au préalable. Un problème survient lors du transfert de l’appel, entraînant la déconnexion de la ligne. L’entreprise ne dispose pas des coordonnées du consommateur ni des informations concernant la plainte. Quelques heures plus tard, l’entreprise reçoit un courriel très menaçant de la part du consommateur. Il y indique qu’on lui a « raccroché au nez » et qu’il a donc contacté VTM, qui l’a rappelé depuis. Hormis un nom, le courrier ne reprend aucune coordonnée supplémentaire.

Voilà le genre de situation qui arrive malheureusement bien trop souvent. Lorsque les consommateurs ne bénéficient pas de l’écoute de la First Line, ils se tournent rapidement vers les organisations de consommateurs, les médias, le lieu d’achat ou les autorités. Et cela complique inutilement le traitement de la plainte.

Que pouvons-nous apprendre de cet incident?

Veillez à ce que la première réaction soit emphatique

Premièrement, montrez que vous comprenez les émotions des consommateurs. Dans un deuxième temps, demandez à qui vous avez l’honneur. Enregistrez toutes les coordonnées ainsi que les informations nécessaires au sujet du produit.

Prenez chaque plainte au sérieux et remerciez le consommateur de l’avoir signalée. Les plaintes sensibles méritent une attention particulière. La confiance du consommateur doit être restaurée: une réponse rapide et adéquate est cruciale à cet égard. Essayez d’entrer en contact direct avec le consommateur par téléphone. Cela témoigne non seulement d’un engagement, mais permet aussi de mieux comprendre ce qui s’est passé et d’éviter toute escalade de l’affaire.

Créez un protocole d’escalade

Définissez des directives claires. Que doivent faire les collaborateurs de la First Line après un appel sensible? Veillez à ce que la procédure ne soit pas sujette à interprétation. La clarté doit être de mise après l’appel d’un journaliste, d’un consommateur, d’un client, d’une autorité. À qui doit-on remonter l’information et quelles sont les informations à fournir? Cela se fait-il par mail, suivi d’une brève confirmation par téléphone? Dans quel délai cela doit-il être fait?

Contactez le consommateur par téléphone

Une fois la plainte bien réceptionnée, il est d’autant plus facile de communiquer les résultats au terme de l’enquête interne. Soyez bref, factuel et exprimez les choses avec clarté. Contactez le consommateur par téléphone. Cela vous permet d’avoir la réaction immédiate du consommateur et donc de mieux évaluer si le consommateur est satisfait de l’explication. Restaurer la confiance des consommateurs tient généralement moins de la plainte elle-même que de l’approche professionnelle de la First Line.

Comment pouvons-nous vous aider?

Nous préparons vos collaborateurs de la First Line à la crise en 60 minutes seulement

Grâce à notre formation « First Line », votre personnel sera formé à réagir de la manière la plus appropriée possible aux situations sensibles ainsi qu’aux contacts avec le monde extérieur. La formation se compose de 3 volets individuels: 

  • les participants disposent d’une semaine pour suivre la formation en ligne (20’)
  • puis il y a une séance de coaching par téléphone au travers de jeux de rôle (30’)
  • enfin les participants ont une semaine pour passer le test (10’).

    L’entreprise reçoit également un rapport avec les résultats. De cette façon, nous enseignons aux collaborateurs de la « First Line » le bon réflexe lors de situations sensibles. Dans une phase de suivi, nous pouvons également évaluer, dans le cadre d’un spot-check, les collaborateurs de la « First Line » ayant bénéficié de la formation. Un rapport sera établi pour chaque personne.

Ledenvergadering

"Jaarlijks wordt een ledenvergadering georganiseerd waarbij hot topics zoals bijvoorbeeld cybersecurity, food defense, … naar voor komen (ook op basis van suggesties van de aangesloten leden) en waar er mogelijkheid is om ervaringen te delen met andere voedingsbedrijven."

The Belgian Chocolate group

Simulatie oefening

"Jaarlijks hebben we een gesimuleerde crisisoefening die door Food Security werd voorbereid en begeleid tijdens de dag zelf, uitgevoerd. Hierbij worden de leden van het crisisteam (en hun vervangers) ondergedompeld in een onverwachte situatie die on the spot moet worden behandeld. Deze oefening heeft ervoor gezorgd dat (bij een echt voorval dat we hebben gehad) de betrokken mensen hun taken en verantwoordelijkheden kenden, wisten welke info snel moest opgezocht worden, dat bepaalde teksten voorbereid waren, dat de juiste communicatie kon gebeuren, …. De debriefing bij elke oefening legt de onvolmaaktheden bloot dewelke dan weer materiaal zijn voor trainingen daarna."

The Belgian Chocolate group

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