Actiegroep in aantocht? Zo behoud je de interne rust
Een vermoedelijke bezetting door een actiegroep zorgde recent voor opschudding bij een groot voedingsbedrijf. De lokale politie was getipt en waarschuwde het bedrijf voor de dreiging. In zo’n situatie mogen jouw medewerkers niet in het ongewisse blijven. Zij zijn niet blind voor spanning op de werkvloer en geruchten verspreiden zich razendsnel.
- Hoe communiceer je naar medewerkers bij dreiging?
- Wie zorgt voor de interne verspreiding van de nodige boodschappen?
- Hoe bereid je je als bedrijf voor op zo’n situatie?
Een voedingsbedrijf kreeg een heads-up van de lokale politie: een actiegroep zou hun productiesite op de radar hebben. Hun doel? Bezetting van de site en stopzetting van alle bedrijfsactiviteiten voor een aanzienlijke periode.
Het bedrijf nam geen risico’s en schakelde een versnelling hoger. Het analyseerde meerdere scenario’s en bereidde zich hierop voor. In samenwerking met de politie werden extra patrouilles ingezet en het bedrijf legde preventief de hoofdlijn stil.
In zo’n situatie kan het intern beginnen rommelen. Geruchten vliegen al snel in het rond en kunnen breed verspreid worden via sociale media. Collega’s lichten mogelijk (bezorgde) familieleden in en zo gaat de bal snel aan het rollen. Voor je het weet staat de media voor de deur en krijgen medewerkers vragen die ze moeilijk kunnen beantwoorden.
Bij een dreigende situatie is interne crisiscommunicatie een absolute noodzaak. Als je intern de grip verliest, kan de situatie snel escaleren. Is jouw bedrijf hierop voorbereid?
Onze drie tips:
Wees er als eerste bij
Een snelle reactie is meestal een goede reflex. Hiermee kun je controle houden over de situatie en speculatie in de kiem smoren.
In het begin van een crisis is er vaak weinig informatie beschikbaar, maar toch is het belangrijk om snel te communiceren naar medewerkers. Informeer hen vanaf er notie is van de dreiging en voorzie praktische tools voor communicatie naar de buitenwereld toe:
- Voorlopig antwoord of intern holding statement voor medewerkers
- Kernboodschap
- Q&A voor de woordvoerder
- FAQ voor lijn- of productieverantwoordelijke(n)
Blijf de eerste informatiebron en bereik medewerkers vóórdat de media dat doet. Een korte interne briefing via mail, intranet of een interne WhatsApp-groep kan al een groot verschil maken.
Zorg voor een duidelijke rolverdeling
Bepaal op voorhand wie welke rol op zich neemt bij interne communicatie tijdens een dreiging. Wie informeert medewerkers? Wie beantwoordt vragen? Wie houdt toezicht op de uitvoering van maatregelen?
Afhankelijk van de situatie zullen hier andere personen naar voor worden geschoven. Bij een veiligheidsdreiging kan bijvoorbeeld een veiligheidsverantwoordelijke communiceren over de genomen maatregelen. Een teamlead in de productie kan tijdens de shiftwissel een korte update geven aan medewerkers op de werkvloer. Een HR-verantwoordelijke kan dan weer instaan voor vragen over thuiswerk en de impact op tewerkstelling.
Gebruik eventueel aanvullend schermen, interne mailings of een intranet om een algemene boodschap te verspreiden en medewerkers op de hoogte te houden.
Blijf alert
Actiegroepen kondigen niet altijd hun acties aan. Het is dus cruciaal om voorbereid te zijn op het worstcasescenario. Zorg voor een gedetailleerd incident responseplan en crisismanagementplan waarin duidelijk staat beschreven welke acties moeten worden genomen en door wie.
Daarnaast kan het nuttig zijn om trends te monitoren zodat je als bedrijf tijdig signalen opvangt. Denk aan onrust op sociale media, bepaalde topics die vaker in de media komen, socio-economische tendensen …
Zorg preventief voor een goed contact met de lokale politie zodat je op versterking kan rekenen wanneer het nodig is. Houd er wel rekening mee dat als je naar de politie stapt, er een mogelijkheid is dat de buitenwereld op de hoogte wordt gebracht van het incident.
Hoe kunnen wij jou helpen?
Ben je lid?
Bereid jouw team voor op een crisissituatie met een simulatieoefening.
Nog geen lid?
Ontdek de wereld van crisismanagement en krijg elke maand praktische cases en tips uit de voedingsindustrie.
Lid worden?
Wij staan klaar om je te helpen met al jouw crisis gerelateerde uitdagingen. Ons ervaren team begeleidt jou doorheen elke stap van de crisis, van voorbereiding tot bijstand en evaluatie. Binnen een lidmaatschap geniet je van:
- Een traject op maat met opleidingen, infosessies en testen
- Begeleiding bij het opstellen en evalueren van jouw crisisprocedures
- 24/7 advies tijdens een crisissituatie
- Toegang tot ons netwerk van externe experten (dokters, professoren, slachtofferbijstand, callcenter …)
Contacteer ons via contact@foodsecurity.com en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
NIEUW: Volg onze digitale sessies 'Gevoelige consumentenklachten'
Wil je meer weten over de specifieke rechten en verplichtingen van voedingsbedrijven bij gevoelige consumentenklachten? Wil je tips van een expert crisiscommunicatie of inspiratie opdoen van andere cases in de voedingsindustrie?
Schrijf je dan nu in voor onze Digitale sessies 'Gevoelige consumentenklachten’ waarbij drie experts een sessie leiden rond deze onderwerpen.
Bekijk hier het overzicht van alle sessies en schrijf je nu in!
Leerpunten
Geen NIS2 compliance zonder OT security
Het beveiligen van de OT-omgeving is niet enkel een wettelijke verplichting, maar ook een essentiële schakel in jouw voedselveiligheid. De productieomgeving heeft direct invloe...
Jouw bedrijf in het oog van een mediastorm
Recent kwam een fataal incident waarbij een peuter stikte in een stukje voedsel volop in het nieuws. Hoe reageer je als bedrijf op zo’n gebeurtenis ?
Een consument vindt ongedierte in jouw product: wat nu?
Stel je voor: een consument opent nietsvermoedend een van jullie producten en verstijft plots. Aan de binnenkant van de verpakking kruipen kleine insecten. De oorzaak? Een besme...