La gestion de crise en période de Covid-19
Des conseils pour une réunion de gestion de crise numérique
Il semble que les mesures en matière de réunion et de télétravail soient maintenues, avec toutes les conséquences que cela suppose pour l’équipe de gestion de crise. Il y a toujours bien quelqu’un qui doit rester en quarantaine et participe donc à distance à la gestion de crise. Comment vous assurer de ne pas perdre en efficacité en raison du dédale que peut représenter le numérique ?
Les situations de crise continuent de se présenter, et ce même si nous sommes en pleine pandémie. Les membres de l’équipe de gestion de crise ne sont plus présents en permanence au sein de l’entreprise. La Covid-19 nous a amenés à avoir recours aux outils numériques afin de trouver de nouvelles manières de nous réunir et de collaborer. Microsoft Teams, Zoom et Webex font partie de cette nouvelle norme. Comment utiliser ces outils lors d’une réunion de crise, de manière à prendre encore le taureau par les cornes ?
Avec l’équipe Food Security, nous avons imaginé des alternatives numériques pour nos formations, hormis pour les exercices de simulation. Ces derniers continuent jusqu’à présent à être dispensés physiquement, avec les mesures d’hygiène qui s'imposent. Sur la base des exercices donnés, qui se déroulent donc en partie physiquement et en partie numériquement, nous avons rédigé quelques conseils visant à aborder une crise efficacement en période de Covid-19.
3 tips!
Choisissez un outil sécurisé, dont chacun connaît et utilise les options
Idéalement, c’est le support administratif qui entame la réunion numérique.
- Une fois que chacun est numériquement présent, la « salle » doit être verrouillée de manière à empêcher tout intrus d’assister à votre réunion confidentielle.
- Le support administratif partage son écran de manière à permettre à chacun de suivre le journal de bord.
- Définissez clairement les moments auxquels vous vous réunissez et auxquels les tâches peuvent être effectuées (le micro et la caméra sont alors désactivés). Convenez au préalable d'un moment auquel la réunion se poursuivra.
- Au début de chaque période de réunion, passez en revue tous les membres de la CMT en demandant si des informations supplémentaires sont disponibles ou s’il y a des choses à faire à ajouter. Utilisez pour ce faire le journal de bord comme fil rouge. Vous n’oublierez ainsi pas non plus les participants numériques.
- Certains outils offrent la possibilité de créer une break-out room. Cela peut s’avérer pratique pour les subteams (communication ou qualité).
Prévoyez l'infrastructure adéquate dans votre entreprise
Étant donné que le président et le support administratif collaborent étroitement, il est important qu'ils puissent se réunir physiquement, si possible. Prévoyez une salle de réunion équipée de micros et d’outils vidéo. Les participants numériques seront ainsi en mesure de voir toutes les personnes présentes. Une excellente connexion Wi-Fi est alors essentielle.
Apportez une "mise à jour Covid-19" aux procédures de crise*
La Covid-19 est désormais largement répandue. Chacun peut tomber malade d’un moment à l’autre. Il est donc d’autant plus important d’avoir un ou plusieurs back-up pour chaque rôle. Étant donné les modes de travail variés - certains travaillent depuis leur domicile, d’autres au bureau - nous tenons à souligner une nouvelle fois l’importance de bonnes procédures de première ligne. Les numéros de lignes fixes tout comme les numéros de portables sont-ils bien repris dans la procédure de remontée des problèmes ? Chacun est-il bien joignable ? Toutes les informations parviennent-elles bien à la CMT ?
* Voir service n°3 de Food Security.
Food Security aide ses membres:
En organisant un exercice de simulation de crise en période de Covid-19. En respectant les mesures en vigueur, il est encore possible, dans la plupart des entreprises, de se réunir ou de s’exercer physiquement en groupes de personnes très réduits. De cette manière, les points sensibles liés au mode de travail actuel peuvent être mis sur le tapis.
En transformant la plupart des formations existantes en formations numériques : webinaires interactifs, e-learning, quiz…
En revoyant votre manuel de crise existant et en prodiguant des conseils pour l’optimiser.
- en proposant un manuel « standard » qui peut être retravaillé afin d’aboutir à une version propre à l’entreprise.
NOUVEAUTÉ COVID-19 : Nous vous aidons pour la mise à jour du manuel concernant le nouveau mode de travail (numérique).
Leçons à retenir
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